Systemy dedykowane

Wsparcie w czasach kryzysu

Konsument zmiennym jest

Otaczające nas środowisko, w którym przyszło nam działać, staje się z dnia na dzień coraz bardziej zmienne i nieprzewidywalne. Konsumenci modyfikują swoje zachowania i oceny, pracownicy zmieniają podejście do pracy i poziom swojego zaangażowania, wszyscy stają się coraz bardziej elastyczni i zwracają uwagę na własne potrzeby. W realiach dużego wyboru, pełnej swobody podejmowanych decyzji konsumenckich i kształtowania wzajemnych relacji, jeszcze do niedawna sprawdzające się metody zarządzania okazują się nieskuteczne, a firma je stosująca zaczyna odczuwać presję ze strony zarówno klientów, jak i konkurencji. Może to być sygnałem, iż nadszedł czas na zmiany w podejściu do organizacji pracy.

Kryzys jako okazja

Naturalnym odruchem w sytuacji pogarszających się wyników jest szukanie winnych na zewnątrz. Dobrym przykładem może być tutaj nasz obecny kryzys. Banki, uwikłane w nie do końca zrozumiałe finansowe gry hazardowe, ograniczają lub wręcz wstrzymują akcję kredytową, starając się zminimalizować swoje ryzyko i przeczekać trudny okres. Uderza to we wszystkie podmioty korzystające z pieniądza kreowanego, przez co nie ruszają nowe inwestycje, a już prowadzone mogą napotykać na problemy z płynnością. Firmy z opóźnieniem regulują swoje zobowiązania, co łańcuszkowo uderza we wszystkich. Do tego dochodzi kryzys zaufania, a to zaufanie przecież stanowi w biznesie podstawę wszelkich porozumień. To wszystko prawda, skądeś jednak wzięło się powiedzenie, że w kryzysie powstają wielkie fortuny.

Motywacja zewnętrzna

Każdy lubi, jak jest dobrze. Niczym niezakłócony spokój, realizacja założonych planów, zrównoważony rozwój, dobra atmosfera, wysokie premie i długie wakacje. Cykl koniunkturalny jest jednak nieubłagany i od czasu do czasu trzeba zakasać rękawy. Obecna sytuacja w gospodarce bardzo temu sprzyja. Wszyscy zaczęli ciężko pracować i wszędzie da się zauważyć wolę polityczną do wprowadzania zmian. Istniejące firmy reorganizują się, a jak grzyby po deszczu powstają nowe podmioty, silnie wspierane przez coraz prężniej działające fundusze VC, czy grupy zrzeszające aniołów biznesu. Dostęp do dotacji unijnych oraz ich arsenał jest obecnie nieporównywalnie większy, niż w ubiegłym okresie, co pozwala finansować nowe pomysły lub zmiany wewnętrzne w bardzo atrakcyjnym stopniu kapitałem obcym.

Zacznijmy od siebie

Skoro wszyscy wokoło zabrali się do pracy, nie możemy pozostać w tyle. Siądźmy spokojnie za biurkiem i spójrzmy na swoją organizację obiektywnym okiem. Zapomnijmy na chwilę o wypracowanych koncepcjach organizacyjnych i zróbmy listę wszystkich codziennych i nieregularnych spraw, które nas irytują, a na które z braku czasu i chęci zmierzenia się z problemem przymykamy oko. Przekroczone terminy, ludzkie pomyłki, brak informacji „z lotu ptaka”, kłopoty z precyzyjnym określaniem rentowności produktów czy usług, magazyn „na papierze”, brak kontroli nad wydatkami. Jeżeli lista jest długa, być może nadszedł czas na wdrożenie dedykowanego systemu zarządzania.

Dla kogo system szyty na miarę

Nie każdemu potrzebne jest rozwiązanie dedykowane. Istniejące na rynku „pudełkowe” oprogramowanie sprawdzi się w wystarczającym stopniu wszędzie tam, gdzie procedury są standardowe, a struktura przedsiębiorstwa książkowa. Zdarzają się sytuacje, gdy wystarczającym działaniem okazuje się nawet podstawowe zinformatyzowanie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie (instalacja kilku różnego rodzaju prostych programów i zachęcenie załogi do korzystania z nich). Co jednak, gdy nasza firma jest bardzo innowacyjna, posiada nietypowe struktury i świadczy nową usługę, której do niedawna nie było na rynku? Sięgamy wtedy po system skrojony specjalnie dla nas.

Systemy tworzone „na zamówienie”, pod konkretne potrzeby, sprawdzą się w organizacjach:

• Wyróżniających się na tle konkurencji, liderów rynku
  • Ze względu na oryginalny sposób działania, zapewniający firmie konkurencyjność, trudno znaleźć rozwiązanie gotowe, które mogłoby wspierać przewagę.
• Rozwijających się lub restrukturyzujących się
  • W firmie rozwijającej się lub restrukturyzującej się potrzeby zmieniają się bardzo szybko. Rozwiązania dedykowane dopasowują się do wskazanego / wymaganego tempa zmian.
• Niestandardowych
  • Posiadających skomplikowaną lub oryginalną strukturę organizacji, ze specyficznie określonymi zależnościami pomiędzy poszczególnymi komórkami.
  • Skoncentrowanych na określonej i/lub nietypowej grupie odbiorców.
  • Oferujących nietypowe, oryginalne produkty/ usługi.

Tabelka porównawcza

Zalety rozwiązania dedykowanego:

• Dopasowanie do specyfiki organizacji
  • Wdrażane są jedynie te elementy, które są potrzebne, w optymalnej ich formie. System powstaje we współpracy ze wszystkimi kluczowymi pracownikami organizacji, co pozwala płynnie przejść przez fazę wdrożenia do fazy korzystania z rozwiązania (użytkownicy wiedzą, jak korzystać z funkcji, gdyż sami brali udział w ich projektowaniu).
• Wsparcie dla innowacyjnych, unikalnych procesów
  • Możliwość zaprojektowania nieszablonowych, oryginalnych rozwiązań, wzmacniających przewagę konkurencyjną firmy.
• Automatyzacja i usprawnienie
  • Informatyzacja unikalnych procesów zachodzących w firmie pozwala na znaczące przyspieszenie pracy oraz na eliminację typowo „ludzkich” pomyłek.
• Kontrola i dostęp do informacji
  • Możliwość zaprojektowania indywidualnego modułu raportującego analizującego wskazane dane i tworzącego najbardziej przydatne w danej sytuacji zestawienia. Zarząd posiada dostęp do informacji o efektywności działania pracowników firmy. Mobilność rozwiązania umożliwia kontrolę nad sytuacją w firmie przez 24h na dobę.
• Rozwój rozwiązania wraz z rozwojem firmy
  • Pełna swoboda w tworzeniu dodatkowych modułów oraz modyfikowaniu już istniejących elementów.

Wady rozwiązania dedykowanego:

• Czas wdrożenia
  • Proces powstawania oprogramowania może być długi. Wydyskutowanie wszystkich niezbędnych spraw, przygotowanie specyfikacji, stworzenie rozwiązania oraz wdrożenie wymagają nakładów czasowych ze strony zarówno klienta, jak i producenta.
• Cena końcowa rozwiązania
  • Przy wdrażaniu systemu dedykowanego w małych (innowacyjnych) firmach może się okazać, iż cena jednostkowa za stanowisko (przeliczeniowo) jest wyższa niż w przypadku rozwiązania pudełkowego.
• Brak możliwości zapoznania się z gotowym produktem
  • System jest dedykowany i tworzony na zamówienie, nie istnieje więc jego wersja demonstracyjna.
• Dobro trudnozbywalne
  • Kupione rozwiązanie trudno jest odsprzedać lub wdrożyć w innej firmie. Rozwiązanie dopasowane do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa może nie pasować do firmy o innym modelu organizacyjnym.

Jak się dobrze przygotować

Poświęciliśmy kilka wieczorów na spokojne przeanalizowanie naszej sytuacji i pobieżny audyt wewnętrzny. Wiemy, co trzeba poprawić, co nie funkcjonuje jak należy lub nie funkcjonuje wcale. Czas zwrócić się do specjalistów, którzy przeprowadzą nas przez cały proces, począwszy od analiz, przez produkcję, na wdrożeniu i szkoleniu skończywszy.

Każda profesjonalna firma, tworząca rozwiązania dedykowane, rozpocznie od solidnych (często kilku lub nawet więcej tygodniowych) rozmów na temat obecnej sytuacji. Nie wynika to z czystej ciekawości (choć oczywiście tematyka funkcjonowania oryginalnych podmiotów jest interesująca), a podyktowane jest potrzebą jak najlepszego poznania specyfiki przedsiębiorstwa, jego zasad funkcjonowania i planów rozwoju. System ma służyć dłużej niż tydzień, więc musi być dopasowany nie tylko do teraźniejszości, ale także do przyszłej, zakładanej w strategii sytuacji w firmie.

Rozmowy stricte informatyczne może poprzedzić audyt organizacyjny przeprowadzany przez firmy wdrażające systemy kontroli jakości, takie jak np. ISO. Nie są to z reguły producenci oprogramowania, aczkolwiek ich praca często okazuje się bardzo cenna i doskonale uzupełnia ofertę IT.

Jak właściwie przygotować firmę do rozpoczęcia tworzenia rozwiązania dedykowanego?

• Definiowanie potrzeb
  • Pierwszym etapem jest zdefiniowanie ogólnych potrzeb i oczekiwań związanych z automatyzacją procesów biznesowych i procedur wewnętrznych (np. chęć przyspieszenia procesów lub obniżenia kosztów).
• Baza wiedzy
  • Drugim krokiem jest zbudowanie bazy wiedzy na temat dobrych praktyk i stosowanych aktualnie procedur wewnętrznych w firmie, odnoszących się do pracowników wszystkich szczebli (w tym kadry zarządzającej).
• Wyznaczenie reprezentantów
  • Kolejny etap to wyznaczenie osób reprezentujących każdy ze szczebli hierarchii w firmie i dokładne zdefiniowanie potrzeb wszystkich użytkowników systemu (łącznie z mapowaniem oczekiwań na odpowiednie funkcjonalności w systemie).
• Przygotowanie załogi
  • Tworzenie systemu powinno przebiegać równolegle z przygotowywaniem personelu na wprowadzane zmiany. Odpowiednia polityka informacyjna firmy kładąca nacisk na informatyzację procesów oraz przeprowadzenie szkoleń z korzystania z systemu pozwolą na szybsze przystosowanie się organizacji do wprowadzonej modernizacji.

Zakasujemy rękawy

Utwierdziliśmy się w przekonaniu o słuszności naszego wyboru, zaczynamy zatem proces przeprowadzania zmian. Na horyzoncie widzimy już ograniczenia niepotrzebnych kosztów, szybszy obieg informacji, większe zadowolenie z codziennej pracy, mniej konfliktów wewnątrz firmy, czy bardziej sprawne funkcjonowanie w łańcuchu dostaw (system może bowiem udostępniać dane naszym partnerom biznesowym). Jeżeli jesteśmy nowym podmiotem, po zakończeniu prac otrzymamy narzędzie, które pozwoli nam skutecznie zarządzać powołaną do życia organizacją. Żeby tak się jednak stało, czeka nas po drodze kilka etapów, przez które musimy przejść.

Proces realizacji systemu dedykowanego

1. Analiza potrzeb
   Stanowi punkt wyjścia do dalszych prac. Należycie i starannie przeprowadzona pozwala na płynne przejście przez kolejne fazy projektu. W tej fazie nieodzowne jest spotkanie się w większym gronie (reprezentowanym przez przedstawicieli każdego ze szczebli organizacji oraz specjalistów z firmy wdrożeniowej), na którym podniesione powinny zostać kwestie dotyczące automatyzacji oraz usprawnień procesów. Bywa tak, iż wstępne rozmowy wykażą konieczność nawiązania współpracy z firmą świadczącą usługi doradcze.
   Ramy czasowe etapu: od 2 do 8 tygodni
2. Zdefiniowanie zakresu prac
   Specyfikacja funkcjonalna (opisująca szczegółowo cały projekt) zostaje przygotowana na bazie informacji zebranych podczas analizy potrzeb oraz otrzymanych wzorów dokumentów. Na jej podstawie realizowane są prace programistyczne. Powinna stanowić również jeden z załączników do podpisywanej umowy.
   Ramy czasowe etapu: od 1 do 4 tygodni
3. Realizacja projektu
   Prace programistyczne stanowią najczęściej najdłuższą część projektu. Powinny się odbywać we współpracy z odbiorcą rozwiązania, aby zapewnić właściwy przepływ informacji. Ażeby przyspieszyć wdrożenie stosuje się czasem praktykę testowania poszczególnych modułów w trakcie prac nad całością systemu, dzięki czemu zyskujemy czas, a także ułatwiamy sobie oswojenie się z rozwiązaniem już w trakcie prac nad nim.
   Ramy czasowe etapu: od 2 do 9 miesięcy
4. Testy i wdrożenie
   Pełne uruchomienie wytworzonego rozwiązania poprzedzone jest szczegółowymi testami stanowiskowymi oraz intensywną wymianą informacji pomiędzy wszystkimi stronami biorącymi udział w pracach. Wprowadzane są modyfikacje usprawniające, tak aby system był jak najbardziej wygodny i przyjazny dla pracowników firmy (z systemu będą korzystać na co dzień przez długi czas, muszą czuć się zatem komfortowo).
   Ramy czasowe etapu: od 2 tygodni do 2 miesięcy
5. Szkolenia
   Wsparcie zdalne lub warsztaty, które ułatwiają i przyspieszają proces adaptacji do zmian.
   Ramy czasowe etapu: w zależności od rodzaju i ilości szkoleń
6. Opieka powdrożeniowa
   Przy wyborze firmy wykonującej system, warto jest zwrócić uwagę na to, czy w jej ofercie znajduje się opieka powdrożeniowa. W jej ramach wykonawca reaguje na zgłaszane zapytania odnośnie funkcjonowaniu systemu oraz, jeśli jest to oczekiwane, rozwija produkt w wyznaczonym kierunku.
   Ramy czasowe etapu: od 12 miesięcy

Kilka słów na koniec

Świat się zmienia, zmieniajmy się razem z nim. Nie bójmy się reorganizować i modyfikować własne spojrzenia na różne sprawy. Jak się bliżej przyjrzymy, to może się okazać, że to, co na pierwszy rzut oka wydawało nam się skomplikowane bądź też niepotrzebne, wcale w praktyce nie musi takie być, a może się wręcz okazać bardzo dobrym pomysłem. Zawsze lepiej być pierwszym w kolejce po premię za aktywność, niż patrzeć jak konkurencja wyprzedza nas z prawej, lewej, czy wręcz już tylko zostawia nam przed nosem tumany kurzu. Do dzieła zatem :)

Kontakt z nami