Portal internetowy
Spojrzenie praktyczne
Budowanie portalu nie jest rzeczą ani łatwą ani tanią. Jak to dobrze zrobić podpowiadają eksperci z firmy Mellerist.
Mamy pomysł
Koncepcja zrodziła się przypadkiem, na niedzielnym obiedzie z rodziną lub jest wynikiem solidnej analizy otoczenia i odpowiedzią na istniejące zapotrzebowanie rynku. Tak czy siak, jest. Pomysł skonsultowaliśmy ze znajomymi oraz przeszukaliśmy polski i zagraniczny Internet w poszukiwaniu podobnych projektów. Nie ma nic zbliżonego tematycznie, a jeśli jest to dopiero raczkuje i/lub jest zrobione mało profesjonalnie i na pewno będziemy lepsi. Zakasujemy rękawy i jesteśmy dobrej myśli.
Kompetencje i zaplecze
Portal internetowy jest jak firma w świecie realnym. Żeby go uruchomić, musimy mieć niezbędne kompetencje lub otoczyć się ludźmi, którzy je posiadają. Zadbaliśmy o to – znamy się sami dobrze na tym, co chcemy robić, a starannie dobrani współpracownicy uzupełniają nas wiedzą i doświadczeniem.
Pozytywna energia
Na etapie ,,chęci stworzenia portalu’’ kończy się część projektów, a szkoda. Nakręciliśmy się pozytywnie, głowa pełna pomysłów i na pierwszy rzut oka niespożyte siły do pracy. Jeśli jednak na swojej drodze nie napotkamy partnerów, którzy wiedzą jak go poprowadzić do szczęśliwego finału, energię szybko oddamy otoczeniu. Zostaniemy z przeświadczeniem, że dobre tematy robią tylko wielcy gracze. Tak nie jest. Chcieć to móc, trzeba tylko wiedzieć z kim i jak.
Zdefiniujmy korzyści
Projekt musi przynosić zysk. Żeby tak się stało, odbiorcy muszą odczuwać korzyści z użytkowania go. Definiujemy je zatem już na tym etapie. Będącą owocem naszych przemyśleń listę należy koniecznie zweryfikować. Pomyłka w założeniach będzie nas bowiem dużo kosztować.
Robimy badania
Profesjonalne, kompletne badania ilościowo-jakościowe (sprawdzamy wszystkie aspekty sensowności i atrakcyjności naszego pomysłu, w różny sposób) kosztują kilkadziesiąt tysięcy złotych (cena waha się w zależności od stopnia skomplikowania), co z reguły zamyka mniej zasobnym pomysłodawcom drogę do kolejnego etapu działań. Nie każdy bowiem nowy projekt dysponuje na starcie budżetem zdolnym unieść taki wydatek. Jeśli zapewniliśmy sobie odpowiednie finanse – zlecamy całość prac agencji badawczej. Żeby otrzymać rzetelne wyniki aktywnie uczestniczymy w procesie badawczym (ważne). Uważnie analizujemy raport końcowy i wyciągamy wnioski. Jeżeli badania potwierdzają nasze założenia, ostro zabieramy się do pracy, jeżeli nie – na podstawie raportu z badań modyfikujemy koncepcję tak, żeby okazała się wystarczająco atrakcyjna. Jeżeli nie dysponujemy odpowiednim zapasem gotówki na badania – przeprowadzamy je metodą chałupniczą. Wyniki będą gorsze, ale zawsze to coś. Musimy sobie zdawać sprawę, że właśnie zwiększyliśmy ryzyko w projekcie (tworzymy byt, co do którego sensowności nie mamy pewności).
Liczymy opłacalność
Zrobiliśmy badania i okazało się, że pomysł jest niezły. Respondentom się spodobał i jest spora szansa na to, że wypali. Policzmy zatem kiedy i czy będzie to wystrzał z armaty. Dobrze zrobiona analiza finansowa projektu internetowego zawiera prognozy na dwa lata do przodu (w bardziej przewidywalnych branżach można się pokusić o wróżenie na 5 lat), z czego pierwszy rok traktujemy szczegółowo. Wpisaliśmy wszystkie koszty, jakie poniesiemy w związku ze startem projektu (rozesłaliśmy do odpowiednich firm zapytania ofertowe), a także te, które generował będzie przez cały prognozowany okres. Skonsultowaliśmy się z usługodawcami branżowymi i mamy komplet informacji na ten temat. Przewidywane przez nas (optymistycznie) zyski dzielimy przez 4, a ich wystąpienie w czasie rozkładamy zgodnie z przyjętym modelem biznesowym, wynikami badań, zdrowym rozsądkiem i dodatkowo obciążając wszystko pesymistycznym spojrzeniem. Zdecydowanie lepiej się przyjemnie rozczarować, niż zgrzytać zębami, że się nam budżet nie domyka.
Budujemy budżet
Wiemy już kiedy projekt wyjdzie na zero, wiemy też z jakimi wydatkami na start musimy się liczyć i jakie koszty miesięczne będziemy ponosić. Zabezpieczamy niezbędne środki. Pamiętamy o tym, żeby zgromadzić ich więcej, niż przewidują wyliczenia finansowe. W życiu zdarzają się przeróżne sytuacje losowe i trzeba być na każdą ewentualność przygotowanym. Na tym etapie prac możemy przygotować profesjonalny biznesplan przedsięwzięcia (jeśli nie wiemy jak – zlecamy; koszt waha się od kilku do kilkunastu tysięcy złotych, w zależności od skali projektu). Taki dokument przyda się nam (w razie potrzeby) podczas rozmów w bankach, czy z aniołami biznesu. Przy okazji uporządkuje spojrzenie na całe przedsięwzięcie. Jeżeli nie jesteśmy w stanie sprostać wymaganiom kosztowym projektu, sięgamy po kapitał zewnętrzny. Jeżeli dysponujemy istniejącym, dobrze prowadzonym przedsiębiorstwem lub w inny sposób jesteśmy w stanie wykazać się zdolnością kredytową (wysokie zarobki), zaciągamy zobowiązanie w banku. Alternatywą jest skorzystanie z oferty firmy leasingowej. Wyleasingować możemy zarówno oprogramowanie, jak i sprzęt. Jeżeli jesteśmy wystarczająco cierpliwi, staramy się o dotację unijną. Zlecamy całość prac nad przygotowaniem, prowadzeniem i rozliczeniem wniosku wyspecjalizowanej agencji. Przed dokonaniem wyboru sprawdzamy jej referencje i skuteczność (najważniejsze kryterium).
Wybieramy wykonawcę
Mamy świetny pomysł, trzymamy w ręku komplet analiz i widzimy cały projekt z lotu ptaka. Czas wybrać partnerów, którzy zrealizują to, co zaplanowaliśmy. W tym momencie pojawia się silna pokusa, żeby oszczędzić część kosztów. To normalne zachowanie, w końcu cały projekt dużo kosztuje. Obniżamy standardy, rozsyłając zapytania ofertowe do coraz mniejszych i młodszych firm. Liczymy na ich zaangażowanie i chęć wykazania się. Jest szansa, że młoda, niedoświadczona firma wykaże się ponadprzeciętnym zaangażowaniem, nauczy się wszystkiego w trakcie i wykona zadanie. Należy się jednak liczyć z dużym prawdopodobieństwem przekroczenia terminu i wykonania jedynie części założeń projektu. Oszczędność kosztów będzie pozorna. Na tym etapie wydamy mniej, ale możemy otrzymać produkt gorszej jakości (w skrajnym przypadku nie otrzymać go wcale), który nie będzie pracował tak, jak założyliśmy w prognozach. Dlatego jeśli budżet pozwala na wybór profesjonalnego wykonawcy – zróbmy to. Doświadczony partner wykona projekt zgodny z założeniami i w terminie.
CASE STUDY nr1
LetsFly24.com
Projekt roboczo nazwaliśmy Integratorem Lowcostów. Jego celem było stworzenie wyszukiwarki tanich połączeń lotniczych, oferującej użytkownikom unikalne funkcjonalności, nieobecne w innych tego typu witrynach. Klient położył duży nacisk na intuicyjność nawigacji i sprawne korzystanie z portalu przez internautów.
Negocjacje
Współpraca z klientami rozpoczęła się od wymiany szeregu maili i wstępnego uzgodnienia kwestii terminu realizacji oraz oszacowania wyceny. Chwilę później siedzieliśmy w przyjemnej kawiarence niedaleko biura klienta, intensywnie dyskutując na temat każdego z aspektów projektu. Każda ze stron reprezentowana była przez kilka osób. Spotkanie upłynęło w mocno roboczej atmosferze i pozwoliło uporządkować podstawowe sprawy związane ze specyfikacją projektu oraz ważnymi kwestiami natury technicznej. Nasza rola w procesie wypracowywania koncepcji projektu dotyczyła głównie kwestii programistycznych. Klient był bardzo dobrze przygotowany od strony merytorycznej i koncepcyjnej, zatem nie potrzebował intensywnego wsparcia na etapie wypracowywania strategii przedsięwzięcia. Obszarem wokół którego toczyły się dyskusje były de facto tylko estetyka witryny i zasady nawigacji.
Zaplecze i kompetencje
Biznesplan przedsięwzięcia został opracowany, budżet zgromadzony, Klient dysponował szeregiem dobrych pomysłów na rozwijanie swojego rozwiązania. Warto odnotować że model biznesowy projektu jest wielorakiego typu, co oznacza, że potencjalnie istnieje wiele sposobów, żeby na nim zarabiać (dobra cecha). Klient przewidział miejsce na pozyskiwanie zewnętrznego kapitału i czeka obecnie na decyzję w sprawie przyznania dotacji unijnej. Nasz zleceniodawca prowadzi duże biuro podróży. Ma bogate doświadczenie (m.in. właśnie w sprzedaży biletów lotniczych) i niezbędne kompetencje, aby prawidłowo prowadzić tego typu przedsięwzięcie. W każdej chwili mieliśmy dostęp do wiedzy na temat branży i funkcjonowania różnego typu podmiotów działających w jej ramach, co miało spore znaczenie w procesie projektowania rozwiązań dla klienta końcowego (pasażera).
Specyfikacja i makiety
Ponieważ projekt był na dzień rozmów mocno innowacyjny, mało realne okazało się przygotowanie precyzyjnej specyfikacji. Klient chciał mieć możliwość wpływania w trakcie prac na charakter rozwiązań informatycznych i ewentualne ich modyfikowanie zgodnie ze swoją wolą. Po długich dyskusjach uzgodniliśmy ostatecznie, że projekt będzie tworzony w metodyce spiralnej, co oznacza przyjęcie w umowie godzinowego sposobu rozliczania wynagrodzenia, ale z określeniem górnego limitu kosztowego dla całości projektu. Negocjacje zamknęliśmy opracowaniem ogólnej specyfikacji, która stanowiła dobrą podstawę do rozpoczęcia prac i nakreślała cele, jakie w długim okresie mamy osiągnąć. Makiety, czyli schematy układu elementów na każdej z podstron portalu otrzymaliśmy... od klienta. Były to dobrej jakości, kompletne projekty graficzne, co sprawiło, że ten etap prac mieliśmy od razu za sobą.
Termin realizacji
Zdania były podzielone (jak się później okazało nie bez racji), a ostatecznie stanęło na ponad sześciu miesiącach. Choć może się to wydawać długim okresem, ten projekt naprawdę okazał się duży. W związku z późniejszą rozbudową portalu oraz częstymi zmianami, jakich dokonywaliśmy w poszczególnych elementach projektu, termin realizacji był kilkakrotnie negocjowany.
Koszty
Całkowity koszt projektu na dziś zamyka się kwotą sześciocyfrową, z niską cyfrą na początku. Mowa o zbiorczym podsumowaniu finansowym wszystkich prac, łącznie z wykonywanymi przez ostatnie miesiące działaniami rozwojowymi (projekt jest de facto ciągle rozbudowywany). Wstępna wycena projektu była pięciocyfrowa.
Umowa
Umowę, żeby nie tracić czasu, podpisaliśmy... faksem. Przy dużych projektach najważniejsze jest zaufanie i jeśli pojawia się na samym początku, dobrze wróży na przyszłość. Oczywiście formalnościom stało się szybko za dość i obie strony dysponują obecnie papierowymi, podpisanymi i opieczętowanymi egzemplarzami dokumentów. W umowie zawarliśmy zapis o zaliczce, uzgadniając także, że rozliczenia następować będą w trybie co-4-tygodniowym, na podstawie raportów tygodniowych, przesyłanych w każdy poniedziałek do zleceniodawcy.
Harmonogram
Stanowił jeden z załączników do umowy i określał ogólnie przewidywane czasochłonności (liczone w osobodniach roboczych) wykonania poszczególnych elementów projektu. Ponieważ projekt się zmieniał w trakcie prac, tak samo modyfikowany był harmonogram.
Realizacja
Po załatwieniu wszystkich kwestii formalnych i organizacyjnych, przystąpiliśmy do prac. Na pierwszy ogień poszły analizy i wybór potencjalnie najlepszych rozwiązań technologicznych. Projekt jest bowiem bardzo skomplikowany od strony programistycznej. Jak się później okazało, optymalizować projekt można było (a nawet trzeba było, np. ze względu na miliony rekordów w tabelach bazy danych) wiele razy, co było wykonywane w miarę postępów prac. Osobną historią, dostarczającą wielu mocnych wrażeń obu współpracującym stronom były kwestie estetyczne, związane z chęcią uzyskania jak najlepszego efektu wizualnego i dynamiki, przy zachowaniu pełnej płynności użytkowania witryny. Starsze przeglądarki internetowe nie obsługujące nowych standardów i zaawansowanych efektów, różnice w konfiguracjach i szybkości działania komputerów, na których testowane były rozwiązania, psikusy płatane przez serwery i wykorzystywane biblioteki, opóźnienia sieci internetowych – to tylko niektóre z problemów, które musieliśmy rozwiązać. Ostatecznie udało się jednak wszystko tak skonstruować, żeby i wilk był syty i owca cała.
Testy
Temat rzeka. Przyjęty tryb pracy wskazywał od razu, że ten aspekt prowadzenia projektu będzie szczególnie intensywny. Zleceniodawca jest bardzo spostrzegawczy i niezwykle drobiazgowy. Z dzisiejszej perspektywy wypada powiedzieć, że wykonał kawał solidnej roboty i niewątpliwie jest jednym z głównych autorów sukcesu portalu. Rozpoczynając dzisiaj projekt o zbliżonym charakterze (czyli rozwijany poprzez programowanie ekstremalne) na pewno skorzystalibyśmy z tego typu pomocy, jest to bowiem duże wsparcie dla wewnętrznego działu kontroli jakości.
| Wyzwanie | Rezultaty |
|---|---|
|
|
CASE STUDY nr2
TenderNet.pl
Projekt został wstępnie ochrzczony mianem Portalu Przetargowego. Celem, jaki postawiliśmy sobie wspólnie z klientem było stworzenie nowej jakości na rynku dostarczania wiedzy i usług związanych z przetargami. Portal jest z jednej strony obszerną wyszukiwarką ogłoszeń przetargowych (informacje), a z drugiej umożliwia skorzystanie z różnego rodzaju pomocy przy podchodzeniu do samych postępowań (usługi).
Negocjacje
Współpracę rozpoczęliśmy od wspólnych prac koncepcyjnych. Poświęciliśmy kilka tygodni na dyskusje na temat strategii samego przedsięwzięcia, struktury jaką ma mieć portal, ilości i rodzajów usług, jakie będzie oferował i kolejności ich uruchamiania. Rozmawialiśmy na temat stawek, jakie obowiązywać będą użytkowników witryny, rodzajów dostępnych abonamentów, zakresie usług oraz informacji udostępnianych testowo i bezpłatnie. Nie było praktycznie takiego aspektu funkcjonowania przedsięwzięcia, który nie byłby szczegółowo omówiony. Klient bardzo skrupulatnie podszedł do sprawy wyboru wykonawcy. Zapytania ofertowe otrzymało kilkanaście innych agencji, w tym także te największe oraz firmy, które realizowały w przeszłości zbliżone projekty. Takie podejście jest zdecydowanie najlepsze. Wybór nie musiał paść na nas, ale każda z firm wybranych w takim trybie z pewnością sprostałaby zadaniu.
Zaplecze i kompetencje
Klient podszedł do sprawy profesjonalnie i z dużą ilością zdrowego rozsądku. Jeszcze przed startem prac programistycznych rozpoczął organizowanie sieci partnerów, którzy obecnie wspierają go w prowadzeniu projektu. Mowa tu o radcach prawnych, specjalizujących się w prowadzeniu postępowań przetargowych, doradcach finansowych obsługujących kwestie pieniężne, czy agencji unijnej wspierającej klienta w sytuacjach, gdzie wsparcie środków pozyskanych dzięki dotacji może mieć znaczenie. Posiadając takie zaplecze mógł spokojnie skupić się na uczestniczeniu w pracach projektowych.
Specyfikacja i makiety
Proces wypracowywania specyfikacji przebiegł standardowo. Po kilku iteracjach wypracowaliśmy odpowiednie wersje dokumentów, zgodne z wydyskutowanymi założeniami koncepcyjnymi projektu i precyzyjne od strony technologicznej. Kilkakrotnie spotykaliśmy się na spotkaniach w naszym biurze, a kolejne wersje treści i schematów wymienialiśmy drogą elektroniczną.
Termin realizacji
Złożoność projektu zadecydowała o przeznaczeniu na jego realizację kilku miesięcy. Pracowaliśmy w standardowej metodyce, w oparciu o ściśle zdefiniowany zakres prac, nieznacznie tylko modyfikując specyfikację. Klient jest osobą profesjonalną, rozumiejącą zagadnienia zarządzania projektem informatycznym. Udało się nam ściśle podzielić kompetencje, co w przypadku tego typu projektu jest bardzo ważne. Współpraca przebiegła wzorowo, dlatego oddaliśmy portal przed terminem.
Koszty
Całkowity koszt projektu na obecną chwilę zamyka się kwotą pięciocyfrową, ze średnią cyfrą na początku. Projekt został pod koniec prac nieznacznie, w stosunku do pierwotnych założeń, rozwinięty estetycznie i funkcjonalnie, co wiązało się z drobnym zwiększeniem budżetu.
Umowa
Skonstruowaliśmy ją na bazie standardowego wzoru, projekt bowiem od strony formalnej był w pełni regularny. W umowie znalazł się zapis o zaliczce, a rozliczenia zostały uzależnione od postępów prac i następowały etapowo. Portal jest skomplikowany i napisany został w kilku językach programowania, w związku z czym do umowy zostało stworzonych kilka załączników, z których każdy precyzyjnie traktował o zakresie prac których dotyczył. Wszystkie dokumenty powstały na bazie uzgodnionej specyfikacji i były z nią zbieżne.
Harmonogram
Projekt tworzony był w oparciu o dookreśloną specyfikację, na podstawie której opracowaliśmy harmonogram prac, z uwzględnieniem tzw. milestone'ów, czyli kamieni milowych projektu. Postępy prac weryfikowaliśmy na spotkaniach kontrolnych, bazując na uzgodnionych w harmonogramie datach. Sam harmonogram praktycznie nie był zmieniany, a modyfikacje, jakie zostały do niego wprowadzone dotyczyły drobnych rozszerzeń funkcjonalności oraz zwiększenia czasu na końcowe prace estetyczne.
Realizacja
Proces tworzenia portalu przebiegł niemal wzorcowo. Prace toczone były dwutorowo. Z jednej strony powstawał silnik gromadzący i odpowiednio sortujący dane, z drugiej intensywnie pracował zespół tworzący portal. Witryna tej wielkości jest zawsze zarządzana poprzez panel zarządzania, który także stanowił przedmiot prac. Projektowanie layoutu graficznego strony głównej oraz podstron portalu, trwało kilka tygodni. Rozpoczęliśmy od przedstawienia projektów wstępnych, skonstruowanych na bazie makiet, które stanowiły nasze wspólnie wypracowane stanowisko i jednocześnie załącznik do umowy. Klient wybrał główny kierunek, w jakim podążać miała kreacja, na co odpowiedzieliśmy przedstawieniem designu zgodnego z obraną stylistyką. Po kilku iteracjach uwag i dedykowanym spotkaniu dysponowaliśmy ostateczną jego wersją.
Testy
Wewnętrznemu testowaniu podlegał każdy z sukcesywnie powstających modułów projektu oraz cały portal po oddaniu do oceny zleceniodawcy. Ten drugi rodzaj testów prowadziliśmy już wspólnie z klientem, ponieważ każda ze stron spoglądała na projekt z innej perspektywy. Kolejnym krokiem było praktyczne określenie zapotrzebowania na moc serwera dedykowanego, przepustowość łącza internetowego i wielkość miesięcznego transferu, jaki powinien mieć do dyspozycji portal. Każdy większy projekt internetowy powinien być hostowany na serwerze dedykowanym o odpowiednich dla niego parametrach. Przeprowadziliśmy kilkudniową symulację na usłudze typu VPS w zaprzyjaźnionym datacenter, z którym nota bene klient podpisał chwilę później umowę na utrzymywanie swojego projektu.
Funkcjonalności
| Frontend (portal od strony użytkownika) | Backend (system zarządzania portalem) |
|---|---|
|
|
Rezultaty
- Zaawansowana wyszukiwarka oparta na technologii Ajax
- Rozbudowany system newsletterowy z możliwością zamieszczenia artykułów branżowych i reklam
- Automatyczny mailer – cykliczne, masowe wysyłanie informacji o nowo dodanych przetargach do zarejestrowanych użytkowników
- Zoptymalizowane mechanizmy gromadzenia danych o ogłoszeniach przetargowych z krajów Unii Europejskiej
- System abonamentów połączony z płatnościami internetowymi
- Ponad 735 000 zakończonych przetargów w archiwum oraz ponad 5000 przetargów aktualnych (Polska)
- Niemal 9500 kategorii przetargów, w tym 45 kategorii głównych dostępnych jako oddzielne kryterium do wyszukiwarki
- Prawie 360 000 zakończonych przetargów w archiwum oraz ponad 6500 przetargów aktualnych (Unia Europejska)
CASE STUDY nr3 (HIPOTETYCZNE)
Firma Szkoleniowa - od zapytania ofertowego do konkretnych ustaleń
Zapytanie ofertowe
Załóżmy, że otrzymaliśmy zapytanie ofertowe od firmy szkoleniowej na realizację portalu internetowego. Załóżmy też, że zapytanie ofertowe zawiera jedynie skrótową informację o firmie i numer telefonu do osoby kontaktowej.
Analiza potrzeb
Przede wszystkim kontaktujemy się z reprezentantem klienta i dopytujemy o wszystkie kluczowe dla sprawy kwestie, czyli oczekiwania firmy, jej zaplecze, możliwości finansowe oraz przygotowanie logistyczne. Na podstawie uzyskanych odpowiedzi określamy ogólny zakres prac, szacujemy czasochłonność realizacji projektu oraz przygotowujemy wstępną ofertę. Na tym etapie najczęściej rozpoczynają się intensywne negocjacje.
Wyniki analiz
Okazuje się, że Firma ma wysokie oczekiwania oraz duże potrzeby. Portal powinien spełniać kompleksową rolę – ma służyć zarówno potencjalnym jak i obecnym klientom oraz wspomagać proces zarządzania szkoleniami. Firma jest przygotowana finansowo i logistycznie do współpracy przy zaawansowanym projekcie.
Proponowana funkcjonalność
Opisany poniżej zestaw funkcjonalności stanowi dobrą bazę do prac nad ostateczną specyfikacją funkcjonalną.
| Panel zarządzania portalem / systemem |
|---|
|
| Frontend portalu / systemu |
|
Szacowany czas realizacji
3 miesiące + 1 miesiąc na testy i wdrożenie
Prace przygotowawcze
Jeśli strony zadowolone są z wynegocjowanych warunków rozpoczynamy prace przygotowawcze. Ich efektem jest wypracowanie ostatecznej specyfikacji funkcjonalnej (zakres prac programistycznych) oraz makiet, czyli schematów układu elementów, które stanowić będą bazę do prac graficznych i webmasterskich. Pozostaje nam już tylko dopełnić formalności i rozpocząć działania projektowe.
Start
Zakres prac znany, szczegóły współpracy ustalone, formalnościom stało się zadość, czas zatem zmierzyć się z projektem i wprowadzić na rynek nowy byt internetowy :)
Podsumowanie kroków
| Etap | Działania |
|---|---|
| 1. Zorientowanie się w oczekiwaniach i potrzebach Firmy. |
|
| 2. Zorientowanie się w możliwościach i sytuacji Firmy. |
|
| 3. Oferta wstępna. |
|
| 4. Prace przygotowawcze. |
|
| 5. Dopełnienie formalności. |
|
| 6. Start prac. |
|
